Heutige Management-Systeme (z.B. bei ISO9001, EFQM, oder label-basierten QM-Systemen) basieren auf immer aktuellen Prozess-Beschreibungen, verbunden mit den jeweils aktuell gültigen ,
dazugehörigen Dokumenten.
Um Prozesse und Dokumente eines Management-Systems allen Mitarbeitern zur Verfügung zustellen, lassen sich zeitgemässe Möglichkeiten der IT nutzen.
- das klassische QM-Handbuch lässt sich durch ein web- und datenbankbasiertes Management-System ersetzen,
das sowohl den Aufbau, als auch die Nutzung vereinfacht.
- alle Benutzer greifen von ihrem Arbeitsplatz (PC, Notebook, Tablet oder Smartphone) via Internet-Browser auf Prozesse, Dokumente und evtl. auch Risiken zu.
- über Rollen- und Gruppenkonzepte können Berechtigungen für Bearbeitungen, und Zugriffe auf Prozesse,
Dokumente und Risiken organisiert werden.
- bei Bedarf lassen sich heute Prozesse und Dokumenten auch mehsprachig verwalten und verteilen.